Die Checkliste wurde auch in unserem zweiblog.com Videoblog und Podcast in Episode 3 im Detail behandelt.
Bei der Vorbereitung geht es nicht darum eine Dokumentation zu erstellen welche jedes Detail beschreibt. Es geht darum die wichtigsten Punkte und Themen zu identifizieren und eine Essenz daraus zu dokumentieren. Wir als Agentur können dich anschliessend an der Hand nehmen und durch den Prozess führen. Je besser die Ausgangslage bezüglich Anforderungen sind, desto eher kann das Budget und der Zeitplan eingehalten werden und es gibt keine Überraschungen.
Die Erfahrung zeigt, das diese Vorarbeiten anschliessend auch in der Projektabwicklung helfen. Die vorgängige Auseinandersetzung mit dem Thema beschleunigt dann die Projektabwicklung.
Nachfolgend ein Zeitplan für die Vorbereitung der Ausschreibung und die Anbieterauswahl eines mittelgrossen Web Projektes.
Primäres Geschäftsziel des Webprojekts festlegen:
- Umsatzsteigerung
- Markenbekanntheit erhöhen
- Kundenservice verbessern
- Prozessoptimierung
Strategische Rolle der Webseite:
- Welche strategischen Initiativen gibt es, bei welchen die Webseite unerlässlich ist oder diese unterstützt?
High Level Erwartungen:
- Welche konkreten Ziele sollen mit dem neuen Webauftritt erreicht werden (SMART)?
- Was wissen wir, ist heute auf unserer Webseite gut?
- Was wissen wir, ist heute auf unserer Webseite schlecht?
Entscheidungsträger klären
- Hauptverantwortlichen für Agenturauswahl bestimmen
- Verfügbarkeit der benötigten Personen klären
- Gremium für finale Entscheidung definieren
Projektbeteiligte Abteilungen identifizieren
- Marketing/Kommunikation
- IT/Entwicklung
- Produktmanagement
- Vertrieb
- Kundenservice
- Rechtsabteilung
- Einkauf
- Weitere ?
Verantwortlichkeiten und Rollen klar definieren
- Projektleitung intern
- Fachliche Ansprechpartner
- Technische Ansprechpartner
- Projektorganisation für Selektion inkl. Verantwortlichkeiten festlegen
Internen Kommunikationsplan erstellen
- Meetingfrequenz festlegen
- Kommunikationskanäle definieren
- Dokumentationsstandards vereinbaren
Verbindliche Freigabeprozesse definieren
- Wer entscheidet über Design?
- Wer gibt technische Lösungen frei?
- Wer nimmt Teilleistungen ab?
- Wer finanziert das Webprojekt mit welchem Budget?
Geschäftsmodell dokumentieren
Ein guter Ansatz ist das Business Model Canvas um das Geschäftsmodel kurz und einfach zu beschreiben. Am besten eines vom heutigen Business und falls Änderungen am Geschäftsmodell erfolgen, ein Canvas für das zukünftige Geschäftsmodell.
Business Model Canvas Template
Business Model Canvas Video Anleitung
Aktuelle Website/Digitalpräsenz analysieren
Stärken und Schwächen dokumentieren
- Was funktioniert gut?
- Was funktioniert nicht gut?
- Wo verlieren wir potenzielle Kunden?
Verbesserungspotenziale identifizieren
Nutzerstatistiken und Feedback auswerten
- Traffic Quellen
- Anteile Mobile / Desktop
- Welche Seiten haben am meisten Traffic? (Sind dies auch die Seiten welche auch am meisten Traffic haben sollten?)
Customer Journey dokumentieren
- Welche Schritte tätigen meine Zielgruppen meist bei der Recherche und Entscheidungsfindung?
- Welche Infromationen und Tools nutzen die Zielgruppen heute und in Zukunft um zur Entscheidung zu gelangen?
Customer Journey Template
Customer Journey Anleitung
Mitbewerber Analyse durchführen
- 3-5 Mitbewerber analysieren (Best Practices identifizieren)
- Alleinstellungsmerkmale/Differenzierung für eigenes Projekt definieren
Technische Rahmenbedingungen klären
- Vorhandene Systeme inventarisieren (CMS, CRM, ERP etc.)
- Geplante und benötigte Schnittstellen grob Dokumentieren
- Welche Informationen werden über die Schnittstelle geliefert
- IT-Richtlinien und gesetzliche Vorgaben berücksichtigen (Datenschutz, Sicherheit)
- Analysieren des bestehenden Contents auf Aktualität und SEO Leistung
Erstellen Sie nun ein Dokument mit Ihren Anforderungen, welche Sie aus der vorherigen Analysephase ableiten und beschreiben Sie die Anforderungen so genau und detailiert wie nötig. Das heisst nicht abschliessend und umfangreich, sondern in einer Form welche die wichtigsten Punkte beschreibt damit der Anbieter eine möglichst gute Einschätzung abgeben kann. Die effektiven Details werden dann nach dem Projekt Kick Off erarbeitet.
Je genauer die Beschreibung ist, desto schneller und kostengünstiger wird das Projekt abgeweickelt werden können.
Die Anforderungen können Sie mit der MOSCOW Methode priorisieren. Das heisst jede Anforderung wie folgt einteilen:
- Must have
- Should have
- Could have
- Will not have
Dies hilft uns als Agentur auch, den Scope besser einzuschätzen und Ihnen weniger Überraschunge zu erleben.
Idealerweise erstellen Sie die Anforderungen in einem Excel, welches dann direkt als ein Teil des Bewertungsrasters verwendet werden kann. Damit Sie nach eintreffen der Offerten ein möglichst kleinen Aufwand zum konsolidieren haben. Wenn Sie dies nicht vorgeben, werden Sie einen riesigen Konsolidierungsaufwand nach Eingang der Offerten haben.
Vergessen Sie nicht die nicht funktionalen Anforderungen zu definieren. Darunter gehören auch Schulungen der Endbenutzer und Administratoren sowie die Dokumentations Erwartungen wie:
- Enbenutzer Dokumentation
- System Dokumentation
- Betriebs Dokumentation
Ebenfalls dazu gehören Monitoring Anforderungen und Anforderungen für Analytics.
Neben den Anforderungen ist es wichtig noch generelle Anforderungen und Zusatzinformationen zu liefern welche im Rahmen der Analyse erarbeitet wurden (Angaben zur Agentur, Geschäftsmodell, Zielsetzungen etc.). Beschreiben Sie hier alles was Ihnen bezüglich der gewählten Agentur wichtig sein wird auch um Risiken zu reduzieren oder elemenieren.
Erstellen Sie in diesem Rahmen auch einen Fragenkatalog mit Antworten, welche Sie vom Anbieter erwarten und einem Erfüllungsgrad mit vorgegebenen Ranges (Nicht erfüllt, teilweise erfüllt, vollständig erfüllt mit einem Kommentarfeld).
Zusätzlich macht es Sinn, bereits zu diesem Zeitraum ein Bewertungsraster vorzubereiten, welches dann während den Anbieter Präsentationen verwendet werden kann um auch von den teilnehmenden Stakeholdern ein strukturiertes Feedback zu erhalten und um sicherzustellen das alle Stakeholder mit den gleichen Zielen bewerten.
Während der Phase Wo die Anbieter Eure Dokumentation beurteilen macht es Sinn in ca. der Hälfte eine Deadline zu setzen wo die Anbieter Fragen stellen können. Diese Fragen sollten dann Intern beantwortet werden. Damit anschliessend alle Anbieter für das finalisieren der Dokumente von den selben Voraussetzungen ausgehen können, macht es Sinn sämtliche Fragen und Antworten anonymisiert allen Anbietern zur Verfügung zu stellen. Die Fragen und Antworten werden idealerweise auch wieder Strukturiert mit einem Template vorgegeben um diese schnell und effizient abarbeiten zu können. Eine Möglichkeit dazu ist zum Beispiel ein Google Forms.
Ein System ist immer nur so gut wie die Personen welche das System implementieren. Daher ist es hilfreich bei den Anbieter Präsentationen den Projekt- und Technischen-Verantwortlichen für das Projekt persönlich kennen zu lernen.
Vielmals versteht man sich sehr gut mit den Sales Mitarbeitern und die Projektmannschaft agiert dann komplett unterschiedlich (oder umgekehrt :) oder hat das erwartete Wissen nicht weil erst frisch in der Firma oder zum Ersten Mal mit der Umsetzung von einem Projekt mit dem Wunsch Tool beauftragt. Es kann dann immer noch der Fall sein das die Personen im Projekt aus verschiedenen Gründen nicht zur Verüfgung stehen, dies ist aber ehr die Ausnahme.
Tätigen Sie vor dem Entscheid dann auch 2-3 Telefonate mit Referenzen welche die gewünschte oder eine ähnliche Lösung im Einsatz haben.
