Marketing Budget gekürzt? 8 Tipps für mehr Effizienz

In den ersten neun Episoden haben wir viele Beispiele aus realen Projekten besprochen: Von Content-Strategien über SEO bis hin zu technischen KI-Setups in TYPO3. Dabei wurde immer wieder klar, dass das Ziel, komplexe Webseiten erstellen zu wollen, nicht nur ein technisches Thema ist. Es ist ein organisatorisches und prozessuales Thema. Unsere Erfahrung zeigt: Wer komplexe Webseiten erstellen will, muss Prozesse vereinfachen, Verantwortlichkeiten klar regeln und die richtigen Tools auswählen.

Auf jeden Fall herzlichen Dank an Euch alle, dass Ihr Euch die Zeit nehmt, unseren Ausführungen im Zweiblog als Video auf Youtube oder Zweiblog als Podcast zu zuhören. Und auch  für Euer Feedback und die vielen positiven Rückmeldungen :) Danke tuusig!

Viele Unternehmen blockieren AI-Crawler wie jene von ChatGPT oder Perplexity – oft unbewusst. Der AI Bot Analyzer zeigt, ob und wie KI-Systeme Inhalte einer Website auslesen können.

Features:

• Prüft Zugriff von gängigen KI-Bots
• Liefert Transparenz für SEO- & Content-Strategien
• Erkennt Unterschiede zwischen Trainings- und Live-Crawlern

Fazit:

Ein wertvolles Tool, um strategisch zu entscheiden: Sollen meine Inhalte ins KI-Training einfliessen – oder bewusst geschützt bleiben?

Dani: Happy Birthday, lieber Zweiblock, happy Birthday to you! Erich, du darfst dir etwas wünschen: die zehnte Ausgabe von Zweiblock. Und wenn du etwas wünschst, darfst du es ausblasen.

Erich: Wunsch gemacht. Nicht zu stark wegen dem Puderzucker.

Dani: Wir freuen uns über die 10. Ausgabe und heissen euch herzlich willkommen. Wir legen los mit der ersten News. Respektive heute machen wir keine erste News, sondern einen kurzen Recap zu unseren letzten 9 Folgen. Was sind deine 3 Learnings aus diesen 9 Folgen?

Erich: Das erste ist weniger ein Learning – oder doch, man kann es als Learning bezeichnen. Ich bin immer wieder erstaunt, wer mich auf Zweiblog anspricht, wo ich es zum Teil gar nicht erwarten würde. Ungefragt kommt Rückmeldung, und sie ist immer positiv. Die Leute finden es extrem spannend, was wir hier machen, und informativ durch die Themen, die wir haben.

Das zweite ist: Der Zweiblog ist für mich nicht nur ein Tool, um Sichtbarkeit zu generieren – für uns als Firma, was wir auch als eines der Ziele aufgenommen haben. Wir können den Zweiblog auch verwenden, um internes Know-how innerhalb der Mitarbeiter aufzufrischen. Für uns ist es super für die Aufarbeitung. Unsere Leute in der Firma bekommen dadurch auch ein Update, was aktuell läuft.

Das dritte Learning ist das Thema KI. Was dort abläuft, was ich sehe und welche Themen wir haben, ist einfach crazy – wie schnell das geht und was es alles gibt. Es ist auch spannend zu sehen: Als wir mit dem Blog gestartet haben, war überall eine riesige Euphorie. Jetzt kommt ein bisschen das Tal der Ernüchterung, wie man so sagt. Es wird kritisch hinterfragt, was man mit KI machen kann. Ich bin gespannt, wie die Entwicklung weitergeht. Es ist nicht die eierlegende Wollmilchsau, die man überall erwartet hat. Ich sehe aber auch Leute, die KI wirklich gewinnbringend einsetzen können. Wie sieht das bei dir aus? Was sind deine drei Learnings, Highlights aus den Episoden, die wir hatten?

Dani: Ich sehe es als etwas, das aus der Produktionssicht beleuchtet wird. Es war spannend, die Evolution der neun Folgen zu beobachten. Die erste Folge war «Weisser Hintergrund», und dann haben wir gesagt, dass wir es sofort ändern müssen. Wir haben uns über unser Set gefreut.

Das zweite ist sicher der Produktionsaufwand in der Pre-Production. Du musst alles schneiden, musst es nochmal anschauen, und bis es dann wirklich online ist und zur Verfügung gestellt werden kann, braucht es doch mehr Aufwand.

Und das dritte ist eigentlich ein Learning: Man muss stets hinterfragen, was man ändern könnte. Auch die Best Practices, die man beim Drehen hat, finde ich wichtig. Denn sehr viele überlegen sich, solchen Content zu produzieren. Es braucht Kontinuität, man muss dranbleiben. Das ist auch so ein Learning: Never give up. Und jedes Mal hinterfragen, was man noch ändern oder besser machen könnte. Darum haben wir heute ein neues Mikrofon.

Was war denn dein Lieblingsthema, das wir in diesen neun Folgen gemacht haben?

Erich: Für mich war die interessanteste Folge die Content-Vererbung. Das war in Episode 7. Einerseits konnte ich mein TYPO3-Wissen, das ich über TYPO3 habe, wieder auffrischen. Und auf der anderen Seite wurde mir bewusst, das mit dem System zu vergleichen, das ich in der Vergangenheit geschaffen habe das „Out of the Box“.

Ganz viele Dinge konnten mit TYPO3 gelöst werden, die bei anderen Systemen immer wieder angestanden sind und die wir gerne gehabt hätten. Ich wollte, dass das so funktioniert. TYPO3 kann das aber mir wurde bewusst, dass es nur geht, wenn man mit einem Partner zusammenarbeitet, der das richtig implementiert.

Das war zum Teil auch der Fall. Die Systeme hätten das zwar gekonnt, aber der Partner hat es  warum auch immer  nicht richtig implementiert. Darum ist das für mich die Highlightfolge aus einer persönlichen Perspektive: Nummer 7.

Dani: Okay. Für mich waren die Highlight-Episoden die mit MCP. Das war die Folge Nummer 8, wenn ich mich richtig erinnere. Weil schon nur durch die Content Aufbereitung wollten wir das Thema ausprobieren. Auch unser Entwicklerteam hat sich dahinter gesetzt. Das fand ich toll. Dass wir sofort eine Idee aufgenommen haben, umgesetzt haben und danach in eine Folge gebracht haben. Und die zweitliebste ist die mit TYPO3 Shop. Das fand ich auch eine coole Folge. Dass wir darüber gesprochen haben, dass Shopsysteme unterschiedlich gross sind.

Aber das als kleine Recap von unseren letzten 9 Folgen. Jetzt sind wir schon der 10. und jetzt müssen wieder mal Content liefern. Kommen wir doch schon zu der ersten News.

Erich: Bei dieser News geht es darum, warum 95% der KI-Projekte nicht erfolgreich sind oder keinen finanziellen Mehrwert für Unternehmen bieten. Es gibt auch einen Report von MIT. The GenAI Divide: State of AI in Business 2025 sagt, dass 95% aller generative Coin Projekte keinen messbaren finanziellen Erfolg bieten.

Dani: Es ist beunruhigend, wenn man denkt, wie viel Geld das aktuell in die KI-Technologie hineinfliesst. Hier haben sie 150 Führungskräfte befragt und auch eine Umfrage unter 350 Mitarbeiter von Unternehmen und sie haben 300 öffentliche KI-Implementierung analysiert. Diese Studie wurde von der MIT durchgeführt. Was sind die häufigsten Gründe für das Scheitern von KI-Projekten?

Erich: Das Hauptproblem war nicht das KI Modell selbst oder die Qualität der KI-Modelle und der Antworten, die sie gegeben haben. Vielmehr war es eine Lücke zwischen den Firmen, dem Verständnis der Firmen, den Daten, die sie hatten, und dem Tool, das man damit entwickeln konnte. Das war eine der Hauptursachen.

Dani: Im Gegensatz zu den Customer Tools, wie wir sie alle kennen, ChatGPT und Co., die individuell genutzt werden von Endkunden, sind Unternehmer-KI-Tools eher in einer schwierigeren Situation, weil sie sich an die internen Workflows anpassen müssen. Wenn sie nicht speziell für diesen Workflow produziert worden sind.

Erich: Und was man auch sieht, ist, dass mehr als die Hälfte des Budgets, über das man gesprochen hat und das in dieser Studie betrachtet wurde, für Marketing eingesetzt wurde. Das waren Verkaufstools, mit denen man neue Kunden gewinnen oder bestehende Kunden behalten wollte. Ein eher kleiner Teil ist in Backoffice Tools eingeflossen, bei denen man sagen kann, dass dort eigentlich der Hauptteil der Automatisierungsaufwände erhoben werden kann.

Dani: Man müsste fast sagen, dass es eine Fehlausrichtung des Einsatzes von KI ist. Ich meine, wir sehen es jeden Tag, wenn man kurz ins LinkedIn hineinschaut, hunderte von KI Bildern sind generiert oder Videoclips werden gemacht. Und es wird auch immer propagiert, dass das alles jetzt ganz einfach ist, irgendeinen Videoclip für ein Produktplacement zu machen. Und es ist eben doch nicht zu unterschätzen.

Ist es eigentlich eine strategische Fehlausrichtung, wenn sich die Unternehmen wirklich nur auf das konzentrieren und eigentlich die falschen Bereiche anschauen, die sie mit KI optimieren könnten, eine echte Chance zu haben, eine Effizienzsteigerung und eine Kostensenkung anzubringen. Was sind die Best Practices zur erfolgreichen Implementierung? Wie müsste man vorgehen? Wo müsste die Firma die KI Projekte ansiedeln?

Erich: Am besten funktionierten Projekte, die extern gemacht wurden mit spezialisierten Partnern. Oder wo Partnerschaften eingegangen wurden. Und dort war die Erfolgsquote gemäss der Studie bei etwa zwei Drittel. Bei den internen Projekten, die wir intern hatten, die wir probierten einzuführen und etwas zu machen, war rund nur ein Drittel erfolgreich. Projekte, die finanziell am Schluss etwas gebracht haben.

Dani: Weitere Erfolgsfaktoren sind die Ermächtigung von Linienmanagement die Adaption voranzutreiben. Und die Auswahl der Tools ist entscheidend, die sich eigentlich mit den Bedürfnissen, der Organisation weiterentwickeln müssen oder sollten weiterentwickelt werden. Und das ist auch ein wichtiger Punkt. Beispiele von erfolgreichen KI-Projekten gibt es aber, auch wenn die Gesamtbilanz ein wenig ernüchternd ist. Der MIT Report zeigt auch, dass einige Startups in einem Jahr extrem stark wachsen konnten, dank der Integration von KI.

Erich: Und das ist vor allem so, weil die sich spezifisch auf ein Themengebiet fokussiert haben, was wirklich eine Problemstellung war, wo sie einen Nutzen liefern konnten auf einen spezifischen PainPoint, den die Kunden hatten und dann auch gute Partnerschaften mit Firmen eingegangen sind und mit denen zusammen das dann weiterentwickelt und erarbeitet haben. Das waren vor allem auch Backoffice Automatisierungslösungen, die am Schluss eine messbare Kostenreduktion haben und eine Effizienzsteigerung gebracht haben.

Dani: Jetzt ist es immer so: Wir haben in der Vergangenheit schon einen ganzen Haufen Technologien eingeführt in den letzten 30 Jahren, in denen wir in der IT unterwegs sind miteinander. Es ist aber auch so: Als die Bahn kam, als das Telefon kam es ist ja immer so, am Anfang rennt man los, es muss viel Entwicklungsarbeit geleistet werden, man rennt dann in die falsche Richtung und lernt dazu. Darum sind solche Studien im Nachhinein auch gut. Es ist nichts Neues, dass man zunächst in eine falsche Richtung geht.

Erich: Die Frage ist jetzt gerade bei KI, ob die Erwartungshaltung falsch ist. Wenn wir das zusammenfassen: Man kann sagen, dass wenn wir uns eine ChatGPT anschauen, die wir alle verwenden, oder eine Perplexityassistentin, dann sind das eher generische Tools. Wir haben das Gefühl, mit denen kann man alle Problemstellungen lösen. Es zeigt sich aber noch, dass wir spezialisierte Tools brauchen, die auf die Aufgabenstellung trainiert und zugeschnitten sind. Vor allem im Business, wo man reproduzierbare und qualitative gute Ergebnisse haben muss. Ein weiterer Punkt ist, dass man die Leute, die mit dieser Lösung arbeiten sollen, auch beizieht. Was für mich irgendwie ein spezielles Fazit ist aus dieser ganzen Studie heraus.

Aber es scheint, dass man immer noch losgelöst agiert, dass Satelliten irgendwie etwas einführen wahrscheinlich in einem KI-Lab oder Innovationslab eine Idee entwickeln, aber zu wenig mit den Leuten der Linie zusammenarbeitet. Man müsste den Kunden in den Fokus stellen. Denn am Ende ist es der Kunde, der die Lösung braucht.

Dani: Das heisst, wenn ich das so höre, geht es nicht darum zu sagen: Das kann ich, das kann ich willens einführen, das ist sicher mal etwas, was extrem wichtig ist. Sondern vielmehr darum, wirklich hart zu hinterfragen: Wo können wir echte Geschäftsprozessproblematiken lösen und vereinfachen? Wie können wir das Ganze auch messbar begleiten? Und wie können wir es flexibel wieder anpassen, wenn wir merken, dass wir etwas nachjustieren müssen?

Ich denke, Erich, was du sagst, ist ein ganz wichtiger Punkt. Man darf die ChatGPT-Funktionalitäten, die man im Privaten nutzt, nicht vergleichen mit einem KI-Einsatz in einem Geschäftsprozess. Das ist eine der wichtigsten Conclusiones.

Erich: Den Test kann jeder machen: Stellt ChatGPT dreimal hintereinander die gleiche Frage und schaut, was ihr als Antwort bekommt.

Wenn du Pech hast, sind es dreimal unterschiedliche Antworten oder sie basieren auf einer anderen Grundlage.

Das kannst du eigentlich mit einer Produktanfrage vergleichen das haben wir ja gemacht bei diesem Test mit ChatGPT Shopping. Dort wurde jedes Mal praktisch andere Produkte mit unterschiedlichen Kriterien ausgewählt und geliefert.

Und im Business geht das einfach nicht. Da brauche ich wirklich verlässliche Anforderungen und nachvollziehbare Prozesse. Sonst wird es schwierig, brauchbare Antworten zu erhalten.

Dani: Und nachhaltig und korrekt.

Erich: Ja, man erfindet ja nicht immer etwas, sondern liefert einfach andere Ergebnisse vielleicht nicht das, was ich möchte.

Aber springen wir doch zum Hauptthema. Das habe ich heute als Hauptthema ausgewählt, weil jetzt alle  August ist so ein Thema  in die Budgetierungsphase gehen. Alle steigen in die Budgetierung ein. Und ich kann mir vorstellen, dass der eine oder andere in der aktuellen Situation die Aufgabenstellung bekommen hat: Du hast nächstes Jahr weniger Geld zur Verfügung, schau mal, wie du damit auskommst. Darum haben wir das als Hauptthema genommen.

Dani: Dann frage ich dich: Hast du den Artikel gesehen über die 8 Hebel für die effiziente Marketinggestaltung von Barbara Schwede, Darius Zumstein und Felix Murbach? Die waren nämlich auf LinkedIn mit den 8 Hebeln. Hast du die gesehen?

Erich: Ja, die habe ich gesehen. Das ist dann auch die Basis von diesem ganzen Artikel, den ich gemacht habe. Sie haben das aus einer Marketing-Agenturperspektive angeschaut, und ich habe es von unserer Seite ergänzt, mit den Tool-Themen, die wir haben.

Das Thema Budgetkürzungen spürt wahrscheinlich jedes Unternehmen aktuell. Was sicher eine schlechte Idee ist: Wenn es einem Unternehmen nicht so gut geht und man das Budget kürzen muss, beim Marketing anzusetzen. Studien und Erkenntnisse zeigen, dass das eigentlich ein schlechter Weg ist und man gestärkt aus Krisen hervorgeht, wenn man in Marketing oder in Kommunikation investiert.

Dani: Aber das ist der Knackpunkt: Gerade wenn die Geschäftsleitung Budgets kürzt, müssen wir dennoch pragmatisch vorgehen. Lohnend ist es, einmal die wichtigsten Punkte aus dieser Studie anzuschauen.

Erich: Ja, es ist einfach ein Dokument, nicht eine Studie. Eine Zusammenfassung.

Dani: Das ist der Knackpunkt: Wenn die Geschäftsführung die Budgets kürzt, dann braucht sie pragmatische Ideen und pragmatische Lösungen.

Aber lasst uns doch einmal die acht Punkte genauer anschauen und vielleicht mit unserer Erfahrung aus unserer Arbeit ergänzen. Punkt eins von diesen acht nennt sich «Vereinfachung». Was verstehen wir unter «Vereinfachung» oder was wird unter dieser «Vereinfachung» verstanden?

Erich: Bei der Vereinfachung geht es darum, die Marketingprozesse zu vereinfachen. Wir schauen das spezifisch im Hinblick auf das Marketing an. Unnötig komplexe Prozesse oder Organisationsstrukturen werden vereinfacht, indem man analysiert und prüft, ob Potenzial vorhanden ist und ob man dort etwas verändern kann.

Dani: Je mehr Personen in einem Bereich zusammenarbeiten, desto grösser wird der Koordinations und Abstimmungsaufwand. Überdenkt eure Organisation und den Prozess mit den Menschen, die in diesem Team arbeiten, wie diese eingebunden sind.

Erich: Wir haben zu viel Arbeit, wir brauchen mehr Leute. Dann stellt man mehr Leute ein. Das führt dazu, dass wir mehr Koordinationsaufwand haben. Die Leute sind mehr in Meetings, was wiederum dazu führt, dass noch mehr Leute gebraucht werden  denn sie erledigen die Arbeit nicht, weil sie ständig miteinander koordinieren. So treibt sich das Ganze voran.

Es gibt aber die Möglichkeit, sich zu überlegen: Brauche ich diese Abstimmungsmeetings? Sind meine Prozesse zeitgemäss? Was kann ich damit machen?

Dani: Unnötige Planungsmeetings und Freigabeprozesse sind der Knackpunkt von diesem ersten Punkt. Braucht es wirklich jedes Koordinationsmeeting und jede Freigabeprozessoptimierung? Schaut die Prozesse im Detail an. Was braucht es wirklich? Was macht Sinn? Und wo kann der Prozess durch eine clevere Organisationsanpassung verschlankt werden? Es gibt nämlich auch so ein lustiges Meme: Da startet jemand frisch im Unternehmen, hat bereits eine vorausgefüllte Agenda und sagt am Schluss zum Chef  als der gefragt hat, was das alles sei: Das waren alles Koordinationsmeetings. Und dann sagt er: Am Schluss bleibt mir noch eine halbe Stunde zum Arbeiten. Hast du das gesehen?

Erich: Ja. Und Reorganisation. Wichtig ist dort, dass es auch ein „structure follows process, strategy follows customers’ desire“ gibt. Die Struktur, die Organisation, ist eigentlich das Letzte, was ich mache.

Ich habe ein Kundenbedürfnis, daraus leite ich die Strategie ab, daraus meine Arbeitsprozesse, und daraus entsteht dann die Organisationsstruktur und die Aufgaben, die jemand hat.

Was ich aber in den Unternehmen sehe  gerade bei Reorganisationen ist: Ich habe bestehendes Personal, die haben Funktionen, und dann wird das Organigramm neu gebastelt, die Leute werden mit ihren bestehenden Funktionen neu verteilt, und erst danach wird geschaut, wie das auf den Prozess passt. Das ist natürlich die komplett falsche Herangehensweise.

Das führt dazu, dass ich total ineffiziente Prozesse habe, Doppelspurigkeiten entstehen, Dinge vergessen werden usw. Darum sollte man sich die Prozesse in der richtigen Reihenfolge anschauen und erst danach die Organisation ableiten – inklusive der Verantwortlichkeiten der Leute.

Dani: Und was ganz wichtig ist: Auf den Prozess abgestimmt muss natürlich auch das richtige Content-Management-System eingesetzt werden, damit die Daten, die online gestellt werden müssen, verarbeitet werden können. Auch dem Content-Redakteur sollte eine Vereinfachung geboten werden, sodass er wirklich unterstützt wird und die Arbeit schneller erledigen kann.

Das ist natürlich immer unser Fokus, wenn wir ein CMS für einen Kunden aufsetzen.

Erich: Aber das sind natürlich nicht die sexy und fancy Personalisierungs- und Automatisierungsprojekte, bei denen man das Gefühl hat, damit exorbitante Riesenumsätze zu machen. Das sind Kosteneinsparungen, Prozessoptimierungen  nicht so sexy Arbeit, die viele nicht so gerne machen.

Ich habe immer wieder gehört: Das haben wir im Griff. Die wissen schon, was sie dort machen.

Aber wir zeigen ihnen vor allem, dass sie hinschauen und verstehen, wie das funktioniert  und dass gewisse, vielleicht auch komische Fragen helfen und das Ganze verschlanken.

Dani: Effizienz in einer CMS ein ganz wichtiger Punkt. Kommen wir zum Punkt 2 von diesen 8 Punkten. Der nennt sich: Standardisierung, der zweite Hebel im Marketing, besonders bei Content Management Systemen und Reduktionsarbeit, hat es dort ein extremes Einsparungspotenzial.

Erich: Ja, ein Teil dessen, was wir machen und was man mit dem System, das wir haben, umsetzen kann, sind Templates vorzugeben. Redakteure können damit arbeiten und dadurch einen Effizienzgewinn erzielen, weil sie nicht jedes Mal alles komplett neu aufbauen müssen, sondern gewisse Dinge bereits vorbereitet sind.

Gleichzeitig haben sie aber die Möglichkeit, über bestimmte Elemente Individualisierung und Flexibilität hineinzubringen. Für die Effizienz gibt es standardisierte Templates, und für flexible Inhalte kann ich individuell etwas aufbereiten.

Dani: Die Gefahr ist in der Schweiz immer gross, und wir Schweizer neigen dazu, für alles eine Sonderlösung zu haben. Auch wenn ihr ein CMS aufbaut, solltet ihr auf euren Partner hören, wenn er euch sagt: Der Wunsch, den ihr habt, ist so aber die Standardisierung wäre so. Denn jede Anpassung, jede Sonderlösung, bedeutet für zukünftige Updates mehr Aufwand und generiert auch mehr Kosten.

Auch dort vielleicht einmal das fünfte Rad sein und einem Standardprozess folgen, kann natürlich zu extremen Benefits führen.

Erich: Ja und sich dort die Frage stellen, das was ich jetzt hier machen will, ist das wirklich wichtig? Bringt mir das wirklich so viel? Oder lasse ich das bleiben? Das ist jetzt vielleicht nicht optimal gelöst, aber es ist am Schluss auch nicht ein riesen Hebel, den ich generieren muss. Punkt Nummer 3: Professionalisierung. Professionalisierung im Marketing wird erreicht, weil ich gut ausgebildete Mitarbeiter habe, in die Mitarbeiter investiere und sie weiterbilde auf den Themen, die sie bearbeiten müssen. Das spart längerfristig Geld.

Dani: Das ist wichtig auch bei unseren Kunden. Wenn eine Webseite mit einem neuen CMS live geht, dann wird der Kunde auf dieses CMS geschult, damit er versteht, was er machen kann und welche Hebel er hat, um effizient zu sein.

Wenn eine Webseite live ist, beginnt die Arbeit erst richtig. Dann ist es umso wichtiger, dass wir in dieser Phase ein CMS-Team haben, das die Kunden gut unterstützt, schnell Antworten geben kann und rasch Ideen liefert: „Hey, das kannst du so weiterleiten.“

Und all die Wünsche, die auftauchen  da haben wir sehr viel Erfahrung und können dem Kunden sofort zeigen, wie er diese Problemstellungen am einfachsten lösen kann.

Erich: Ja, dort übernehmen wir auch eine gewisse Aufgabe als Ausbilder. Wir machen eine Basisschulung, wenn das System bei einem Kunden eingeführt wird. Und über den Support der Mitarbeiter, die höhere Bedürfnisse haben, lernen sie, TYPO3 zu nutzen  unterstützt von uns, den Super Spezialisten auf diesem Thema.

Was ich immer wieder sehe, auch in Firmen  und da springen wir wieder zur Ausbildung zurück: An vielen Orten komme ich hin und frage die Content-Redakteure: „Warum machst du das so, und warum auf diese Weise?“ Dann kommt vielfach die Antwort: „Das habe ich so gelernt. Das hat man mir gesagt, ich muss das so machen.“

Wie man es dort gesehen hat: Dinge, die vor zwei Jahren gültig waren, werden immer noch so gemacht, obwohl sie aufgrund von Prozessoptimierungen heute gar nicht mehr gebraucht würden oder deutlich vereinfacht werden könnten.

Und weil diese Leute nicht ausgebildet wurden, welche Möglichkeiten sie mit diesen Tools haben, setzen sie das Werkzeug einfach so ein, wie sie es gelernt und gesagt bekommen haben ohne selbst zu realisieren, dass sie an diesem Prozess oder an ihrer Arbeitsweise etwas optimieren könnten.

Das ist eine wichtige Frage.

Dani: Und darum machen wir mindestens zweimal im Jahr mit dem Kunden den Call-for-Functions, bei dem wir uns miteinander austauschen. In einem Teams-Meeting schauen wir auf die Zeiten, auf Sichtbarkeiten, auf die Effizienz im Backend und darauf, wohin der Trend im letzten halben Jahr gegangen ist.

So lassen sich auch Know how Lags oder das „Ich habe es immer so gemacht“ umgehen und den Kunden immer wieder unterstützen. Mindestens alle sechs Monate trainieren wir sie erneut auf die neuesten Gegebenheiten  sei es SEO, Title Tag, Description Tag oder die ganze KI-Thematik, die dort ebenfalls einfliesst.

Mit der Lieferung des CMS ist die Arbeit nicht abgeschlossen  auch für uns nicht. Das ist für uns wichtig.

Erich: „Ich habe es immer so gemacht“ das ist vielleicht auch ein Firmenkulturthema. Vielleicht hat ein Mitarbeiter den Finger gehoben und gefragt, ob es richtig ist, das so zu machen. Dann gibt es zwei Möglichkeiten, wie ich als Vorgesetzter damit umgehe:

Ich kann sagen: „Es interessiert mich nicht“ oder „Das wird schon stimmen, ich stelle nicht alles in Frage.“ Dann ist die Karte natürlich gespielt, und die Leute kommen nicht mehr und fragen nach.

Oder ich sage: „Okay, lass uns das mal zusammen anschauen.“ Dann kann ich Synergien oder Effizienz daraus gewinnen. Und wenn es tatsächlich so sein muss, dass es auf diese Weise gemacht wird, lernt der Mitarbeiter, warum es so ist. Vorher hat er das scheinbar nicht verstanden und deshalb die Frage nicht gestellt.

Das ist eben auch ein Kulturthema.

Dani: Schlussendlich ist es immer wichtig, das Warum zu erklären das fängt ja schon bei den Kindern an. Wenn man erklärt, warum etwas so ist, ist es für das Kind viel einfacher zu verstehen, was es macht. Das hat bereits mit Kultur zu tun.

Kommen wir zu Punkt Nummer 4: Zentralisierung. Das ist der vierte Hebel  Zentralisierung im Marketing. Gerade bei grösseren Unternehmen ist das ein enormer Kostenfaktor.

Erich: Definitiv. Das sehen wir auch immer wieder. Ich glaube auch, dass Firmen immer noch mehrere CMS-Systeme oder verschiedene Systeme betreiben, um die gleichen Aufgaben zu erledigen. Dabei hat sich das System weiterentwickelt.

Wer heute noch verschiedene CMS im Einsatz hat für unterschiedliche Brands und das nicht zusammenführt und konsolidiert, vergibt sich relativ viel. Denn man könnte Ressourcen sparen  in Bezug auf Schulung, Weiterbildung und auch die Qualität der Ergebnisse, die dadurch bedeutend besser wird.

Man muss nicht in jeder Lösung eine Aufgabenstellung neu lösen.

Dani: Ich habe gerade bei einem Kunden, den ich akquirieren und gewinnen möchte. dieses Thema analysiert. Fünf verschiedene Webseiten, fünf verschiedene TYPO3s, fünf Hostings, fünf Updates. Ideal, oder? Als ich gesagt habe: „Machen wir dann alles miteinander?“  Nein, wir machen nochmals eins und dann schauen wir weiter. Und das ist eben auch eine wahnsinnige Kostenexplosion.

Erich: Wenn man sich das leisten kann, dann ist das ja super, wenn man genug Geld hat. Aber wenn man Kosten sparen muss, dann würde ich mir das überlegen.

Dani: Genau. Der fünfte Punkt, den wir angehen: das Auslagern. Der fünfte Hebel, das Auslagern von Marketingaufgaben. Es muss nicht alles inhouse gemacht werden. Was machen wir am besten nicht inhouse?

Erich: Ja, so Themen wie SEO  technisch sage ich das jetzt mal  oder einfach SEO-Kompetenz wären Beispiele für Bereiche, die man auslagern kann. Gerade in der aktuellen Zeit, in der so viel Veränderung stattfindet, braucht es jemanden, der auf diesem Gebiet über extremes Wissen verfügt.

Media Buying wäre ein anderes Thema, das mir in den Sinn kommt. Oder die technische Implementierung, also die Entwicklungsarbeit, die anfällt. Diese kann man definitiv auslagern – und es macht auch Sinn, das so zu tun.

Dani: Wichtig dabei ist aber, dass die strategisch wichtigen Teile im Unternehmen behalten werden. Gerade Content Strategie oder Markenführung ist extreme Kernkompetenz. Das ist Aufgabe des Marketingleiters, das muss auch so bleiben. Während Umsetzungsteile eben effizienter durch Spezialisten gemacht werden können, sei es SEO, sei es Content-Erarbeitung, Entwicklung etc.

Kommen wir zum Punkt Nummer 6: Digitalisierung. Wichtig ist nicht nur den Prozess zu digitalisieren oder sogar pseudo zu digitalisieren, sondern den ganzen Prozess auch digital sauber abzubilden. Wie könnte man das zusammenfassen?

Erich:  Es gilt immer noch: Wer einen Schei..prozess digitalisiert, hat am Schluss einen digitalen Schei..prozess.

Aber es gibt heute fantastische Tools, mit denen man sich auseinandersetzen muss, die die Arbeit vereinfachen. Ich sehe immer noch an ganz vielen Orten Excel-Planungsdiagramme oder Excel Tasklisten, die herumgeschickt werden  am besten via E-Mail. Oder Prototypen, die mit PowerPoint gebastelt werden, oder Flussdiagramme, die mit PowerPoint erstellt und dann ebenfalls via E-Mail verschickt werden.

Dabei gibt es heute eine Vielzahl spezialisierter Lösungen, die einen bei diesen Themen unterstützen, bei denen alle zentral auf die Informationen zugreifen können. Auch ein Chat Tool, mit dem ich Dialoge führen und mich austauschen kann, ist eine hervorragende Know how Datenbank, auf die ich jederzeit zurückgreifen kann.

E-Mail ist für mich immer die schlechteste Lösung, denn dort habe ich nur das, was in meinem Postfach liegt. Wenn ich es verschickt habe, wissen es die anderen. Transparenter und kollaborativer ist es, mit diesen neuen Tools umzugehen  und sie auch einzuführen und zu nutzen.

Dani: Wichtig ist auch abzutippen, weiterleiten. Das sind die Topics, die du hier angesprochen hast, den digitale Prozess hinterfragen. Aber manchmal ist auch ein Printprodukt nicht schlecht, das man verschickt. Man muss nachher nur schauen, wie man wieder in einen digitalen Kanal kommt, mit einem QR-Code, wo wir ja auch ein QRCode Tool haben, wo man QRCodes weiterleiten kann, wenn die Seite nicht mehr gleich ist etc. Dort lohnt es sich wirklich, einfach die ganzen Sachen zu hinterfragen und wirklich anzuschauen.

Erich: Wie du sagst, mit den Printprodukten. Ich sage nicht, Printprodukte müssen alle weg. Das ist schlecht und muss digitalisiert werden. Es gibt Cases, die ich in der Vergangenheit gesehen habe, wo ich sagen musste: Printkatalog ist super, weil du auf einer Webseite nie eine solche Übersicht über diese Daten und Informationen hast, wie es in diesem Katalog drin ist. Dann geht es darum, wie kann ich das transportieren als Hilfsmittel, damit die Leute das verstehen, die gleichen Informationen daraus beziehen können.

Aber das muss ich natürlich dann testen mit diesen Leuten. Ich kann nicht einfach irgendetwas rausschiessen und dann ist das super, weil ich das jetzt einfach top gefunden habe. Sondern ich muss es validieren vorher.

Dani: Und auch das Gespräch mit den Kunden suchen. Denn sehr oft wird etwas entwickelt, wo man den Kunden gar nicht gefragt hat und denkt einfach, das kommt beim Kunden gut an. Das ist super, die werden das super finden

Gehen wir zu Punkt Nummer 7: die Automatisierung.

Erich: Wir machen momentan die Erfahrung, dass ganz viele gar nicht mehr reagieren auf die ganzen Marketingmassnahmen, die automatisiert sind. Weil sie durch die Automatisierung so zugespamt werden, dass es einfach einen Überlauf gibt.

Dani: Das sehen wir definitiv auch so. Es ist ein absoluter Trend in der Automatisierung. Als bestes Beispiel: Wir verschicken jetzt alle Akquise Mails über irgendwelche automatisierten Tools, wo wir Listen haben, wo wir Adressen haben, mit allem Drum und Dran und verschicken wirklich all diese Mails. Dann bekommst du nach 2 Wochen noch einen Reminder… und nach 4 Wochen. Jetzt wäre es Zeit, zu reagieren. Und es kann wirklich dann total in die falsche Richtung gehen. Es ist eine gegenteilige Wirkung. Und die Response Rates nehmen nur noch mehr ab.

Auch dort braucht es pragmatische Ideen, wenn das Budget gekürzt wird. Das ist etwas, wo man sich gut überlegen muss, wie man dort arbeiten kann. Dem Trend eigentlich entgegenwirken. Darum drucken wir auch immer noch unser Magazin. Das ist wirklich eine Lücke.

Erich: Mit KI haben wir viel mehr Möglichkeiten, das Ganze personalisiert zu gestalten. Und wenn ich an einen Event gehe und mit jemandem rede, dann ist eine meiner Fragen dort immer: Wie sagst du das? Wie antwortest du darauf? Was müssten wir machen, um mit dir in Kontakt zu kommen?

Im B2B-Bereich, in dem wir unterwegs sind, ist es extrem schwierig, an die Leute heranzukommen. Die Rückmeldung ist immer dieselbe: „Mein Mail Postfach ist voll, mein LinkedIn Postfach ist voll, ich werde permanent angeschrieben  aber darauf reagiere ich gar nicht mehr.“

Das Motto ist: „Tendenziell weniger ist mehr.“ Und aus meiner Perspektive: wieder mehr persönlicher Kontakt.

Dani: Was bei der Automatisierung noch viel Sinn macht, ist die Automatisierung von Arbeitsprozessen. In unseren Referenzen sieht man das «Devi» Auswertungstool von Debrunner Koenig. Das ist für mich ein Paradebeispiel für Digitalisierung.

Früher haben die Ausschreiber die Devis entgegengenommen, die Ausschreibungen durchgerechnet und das hat teilweise bei grossen Überbauungen bis zu 2,5 bis 3 Tage gedauert. Mit dem richtigen Tool, zugeschnitten auf den Prozess, wurde dieser Digitalisierungsprozess auf 1,5 bis 2 Stunden reduziert.

Das ist natürlich ein riesiger Vorteil, weil alle Umsysteme verbunden wurden. Man erfasst die Daten einmal und nutzt sie mehrfach. Alles wird aus verschiedenen Quellen genommen, sei es aus dem CRM oder aus dem ERP. Der digitale Prozess wurde so aufgebaut, dass die Devis einfach gerechnet und direkt wieder ans ERP geschickt werden können und der Kunde erhält die Offerte.

Das ist ein sehr gutes Beispiel für eine klassische Digitalisierung mit Tiefgang mit Kosten und Zeiteinsparung.

Erich: Kosteneinsparung.

Dani: Und nicht, um die Leute zu entlassen, das ist noch wichtig zu sagen. Sondern um mehr Devis rechnen zu können, statt absagen. Das ist wichtig. Es geht nicht immer nur darum, McKinsey mässig, das Glas ist halb leer oder halb voll oder wir müssen mal alle Leute entlassen. Nein, es geht darum, alles auch abzuarbeiten in einer gewissen Zeit.

Erich: So kommen wir schon zum Punkt Nummer 8: Substitution. Hier geht es darum, dass man teure Marketingmassnahmen durch kostengünstige Alternativen ersetzt. Und hier gibt es ein prädestiniertes Thema, das wir schon seit Beginn erzählen.

Dani: Hier kommt mir Open Source Software in den Sinn. Das lohnt sich, dass ihr das in der 7. Ausgabe noch einmal anhört. In der Ausgabe 7 haben wir über Open Source Software, im Speziellen TYPO3, gesprochen, als Content Management System, das wir mit unseren Leistungen ergänzen können.

Hier fallen keine jährlichen Lizenzkosten an, die man auch bei proprietären Systemen immer wieder hat. Das kann natürlich auch wieder ein Marketingbudget extrem entlasten.

Erich: Neben dem, dass ich in dieser Situation bei Open-Source-Software in den meisten Fällen die Kontrolle über meine Daten habe und auch über den Code, bin ich im Gegensatz zu einer proprietären Lösung nicht auf den Anbieter angewiesen und von diesem abhängig.

Was man sicher auch kritisch hinterfragen sollte, ist generell der Marketing-Tool-Stack. SEO-Tools sind da aus meiner Perspektive ein Klassiker. Es gibt tonnenweise Tools auf dem Markt, bei denen man sich die Frage stellen muss: Brauche ich die alle noch auch im Hinblick auf Lizenzen? Oder kann ich das konsolidieren und mich auf ein oder vielleicht zwei Tools beschränken, die meine Aufgabenstellung noch besser lösen, weil sich diese Tools über die Zeit weiterentwickelt haben und angefangen haben, andere Themengebiete einzubauen und abzudecken, was früher nicht der Fall war und wofür man ein anderes Spezial Tool gebraucht hat.

Dani: Es geht nicht nur darum, im Marketing zu sparen, sondern darum, die Budgets intelligent einzusetzen. Wie wir immer so schön sagen: Marketing ist kein Kostenfaktor, sondern ein Investment gerade heute, besonders aufgrund des Internets, das nie aufhört und wo alles immer anonymer wird.

Mit diesen acht Hebeln kann das Investment deutlich effizienter gestaltet werden, wenn man die Punkte so durchgeht, wie wir das jetzt besprochen haben. Und wenn man sich überlegt: Wo können wir mit dieser Budgetkürzung umgehen? Wo hätten wir Möglichkeiten, etwas zu optimieren?

Das kann letztlich jeder für sich selbst machen.

Erich: Es geht nicht darum, ob man Marketing betreibt, sondern darum, wie man es am effizientesten macht – und darum, kreativ zu werden, wie man auch mit reduziertem Budget die gleichen Ziele erreichen und langfristig wachsen kann.

In diesem Artikel gibt es noch viele weitere Themen und Tipps. Es lohnt sich definitiv, den Artikel durchzuschauen. Er bietet Inspiration, wenn man in der Situation ist, das Budget kürzen und für das nächste Jahr neu berechnen zu müssen.

Und nun noch zu unserem Tool-Tipp.

Dani: One more thing: AI Bot Analyzer. Da bin ich jetzt gespannt. Viele IT Organisationen blockieren heute ja die AI Crawler oder auch die allgemeinen Crawler, die Webseiten besuchen zum Beispiel, um Kosten zu sparen.

Teilweise ist es auch nützlich, von Crawlern ausgeschlossen zu werden, wenn man Inhalte produziert, die wirklich die eigenen sind. Aber in vielen Fällen wollen wir, dass AI uns crawlt.

Was kann also das Tool? Was muss ich mir darunter vorstellen?

Erich: Wir haben ja nicht die technischen Möglichkeiten die im Marketing sitzen oder von der Businessseite verantwortlich sind, so etwas zu prüfen. Dieses Tool ermöglicht mir, eine URL einzugeben, und es zeigt mir dann, ob die wichtigsten Crawler von AI-Tools auf meine Daten zugreifen können oder ob sie blockiert werden.

Bei diesen Crawlern ist es vielleicht noch so: ChatGPT hat drei Crawler, die aktuell bekannt sind. Einer davon ist der Crawler, der Daten für die Trainingsdaten abgreift. Das heisst, wenn jetzt ChatGPT 5 herausgekommen ist – wenn ich es richtig in Erinnerung habe, dann ist der Stand der Trainingsdaten September 2024. Die Daten sind also etwa ein Jahr alt, die für das Training verwendet wurden. Alles, was zwischendrin passiert ist, fehlt in diesen Trainingsdaten.

Aber ChatGPT baut bei vielen Antworten auf genau diesen Daten auf und generiert daraus die Antworten. Darum muss ich mir überlegen: Wenn ich einen Onlineshop habe, will ich natürlich, dass meine Daten dort hineingelangen. Wenn ich aber jemand bin, der sehr teuren Content produziert, dann will ich das vielleicht nicht.