Besonders lesenwert für
Diese Checkliste Make or Buy von Software ist als Teil des ZWEIBLOG.COM Podcasts, Episode #20, Individual software mit OpenSource: Effizienz steigern & Lizenzkosten drastisch senken, erschienen.
Wenn Sie sich in mehreren dieser Punkte wiedererkennen, lohnt sich der Blick auf die Checkliste besonders:
In vielen KMU hat sich Excel zur heimlichen Standardsoftware für komplexe Planungs- und Rapportierungsprozesse entwickelt. Was als pragmatische Lösung für kleine Aufgaben beginnt, wächst oft zu einem unüberschaubaren Geflecht aus verknüpften Tabellen heran, was die Effizienz beeinträchtigt. Diese „Excel-Silos“ erzeugen eine enorme Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern, die die Logik hinter den Formeln verstehen, und behindern strategische Entscheidungen. Sobald diese Wissenssträger das Unternehmen verlassen, droht der Verlust der Prozesskontrolle. Zudem fehlen in Excel-Umgebungen essenzielle Funktionen wie echte Mehrbenutzerfähigkeit, Revisionssicherheit und granulare Zugriffskontrollen, was insbesondere im Hinblick auf das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) ein erhebliches Compliance-Risiko darstellt. Die manuelle Pflege dieser Silos bindet wertvolle Ressourcen, die stattdessen für strategisch wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden könnten.
Wichtige Abläufe (z.B. Offertwesen, Einsatzplanung, Lager, Projektcontrolling) laufen über mehrere Excel-Listen, die per E-Mail weitergeleitet werden. Niemand weiss so genau, welche Datei die aktuelle Version ist.
Ein prädestiniertes Thema für Webapplikationen.
Ein signifikanter Produktivitätskiller in Schweizer KMU sind Medienbrüche. Diese entstehen, wenn Informationen von einem analogen Medium (z. B. Papierrapporte auf der Baustelle) oder einem isolierten Digitalsystem händisch in ein anderes System übertragen werden müssen. In der Baubranche oder bei technischen Aussendienstmitarbeitern führt die verzögerte oder fehlerhafte Rapportierung oft dazu, dass Leistungen erst Wochen später fakturiert werden, was die Liquidität belastet. Digitale Lösungen, die eine mobile Erfassung direkt an der Quelle ermöglichen und die Daten nahtlos in die Buchhaltungssoftware (z.B. für eine fundierte Entscheidung) integrieren, steigern die Effizienz. B. Abacus) einspeisen, minimieren diese Übertragungsfehler und beschleunigen den Cash-Flow deutlich.
In der Theorie sollten moderne Softwarelandschaften nahtlos miteinander kommunizieren. In der Praxis leiden viele Schweizer KMU jedoch unter einem „Schnittstellenchaos“. Verschiedene Insellösungen für CRM (wie Salesforce), ERP (wie SAP Business One) und Buchhaltung (wie Abacus) arbeiten oft nebeneinander her, ohne dass ein automatisierter Datenaustausch stattfindet, was die Effizienz gefährdet. Dies führt zu Informationsverlusten zwischen den Abteilungen und zur paradoxen Situation, dass Mitarbeiter Daten mehrfach erfassen müssen, um alle Systeme aktuell zu halten. Das Fehlen intelligenter Schnittstellen oder einer koordinierenden Middleware verhindert eine ganzheitliche Sicht auf den Kunden und die Geschäftsprozesse, was fundierte Management-Entscheidungen erschwert.
Monats- oder Projektberichte entstehen mit grossem Aufwand: Zahlen werden aus unterschiedlichen Quellen zusammenkopiert, nachbearbeitet und kontrolliert, was die Effizienz reduziert. Die Geschäftsleitung oder die Bereichsleiter warten regelmässig auf aktuelle Kennzahlen.
Das seit September 2023 geltende revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) stellt KMU vor neue Herausforderungen. Unternehmen sind nun gesetzlich verpflichtet, Konzepte wie „Privacy by Design“ (Datenschutz durch Technikgestaltung) und „Privacy by Default“ (Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen) umzusetzen. Viele ältere Standardprogramme oder selbstgestrickte Excel-Lösungen können diese Anforderungen nicht ohne Weiteres erfüllen, was eine fundierte Entscheidung zwischen Make-or-Buy erforderlich macht. Insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung sowie die Pflicht zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei risikoreichen Bearbeitungsverfahren erfordern eine Softwarearchitektur, die Transparenz und Datensicherheit von Grund auf unterstützt. Individualsoftware bietet hier den Vorteil, dass diese Compliance-Anforderungen direkt in den Entwicklungsprozess integriert werden können, was langfristig die Haftungsrisiken für die Geschäftsführung minimiert.
Ein oft unterschätzter Nachteil von Standardsoftware ist der Zwang zur Konformität. Da Standardlösungen auf den kleinsten gemeinsamen Nenner einer Branche ausgelegt sind, bilden sie selten die innovativen Nischenprozesse ab, die ein Schweizer KMU von seinen globalen Wettbewerbern unterscheiden. Wenn ein Unternehmen gezwungen ist, seine agilen und einzigartigen Abläufe an die starren Strukturen einer Software anzupassen, verliert es an Flexibilität und Innovationskraft. Individualsoftware hingegen passt sich dem Unternehmen an und wächst mit dessen Anforderungen mit. Sie fungiert nicht nur als Werkzeug, sondern auch als Enabler für neue Geschäftsmodelle, die mit Standard-Tools technologisch nicht umsetzbar wären.
Ihr Unternehmen hat besondere Abläufe, Service-Level-Ziele oder Preismodelle. Standardlösungen lassen sich nur mit Workarounds nutzen, oder wichtige Funktionen fehlen komplett – mit der Folge, dass viel „drumherum“ manuell erledigt wird.
| Nr. | Frage | Punkte bei Ja | Punktzahl Total |
|---|---|---|---|
| 1 | Werden zentrale Abläufe heute hauptsächlich mit Excel, E-Mail oder Papier gesteuert? | 2 | |
| 2 | Werden Daten regelmässig von Hand aus einem System in ein anderes übertragen (z.B. von Excel in das ERP)? | 2 | |
| 3 | Müssen dieselben Daten regelmässig mehrfach erfasst werden, weil Schnittstellen zwischen Systemen fehlen? | 3 | |
| 4 | Verzögern sich Entscheide oder Freigaben, weil Informationen zuerst aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden müssen? | 1 |
| Nr. | Frage | Punkte bei Ja | Erreichte Punkte |
|---|---|---|---|
| 5 | Kommt es regelmässig zu Fehlern (z.B. falschen Mengen, Preisen oder Kundendaten), weil Informationen manuell übertragen werden? | 2 | |
| 6 | Gibt es häufig Unklarheit darüber, welche Liste oder Datei die „gültige“ ist (z.B. Kundenstamm, Preislisten, Artikel)? | 1 | |
| 7 | Ist es schwierig oder nur mit grossem Aufwand nachzuweisen, dass Anforderungen aus Compliance und Datenschutz (DSG) eingehalten werden (z.B. wer Zugriff auf welche Personendaten hat)? | 3 | |
| 8 | Müssen Kunden regelmässig länger auf Offerten, Auskünfte oder Auftragsbestätigungen warten, weil intern Informationen fehlen oder aufwendig zusammengesucht werden müssen? | 2 | |
| 9 | Können Sie bestimmte Dienstleistungen, Service-Levels oder Preismodelle, die für Ihre Kunden attraktiv wären, heute nicht anbieten, weil Ihre Standardsoftware dies nicht unterstützt? | 3 | |
| 10 | Haben Aussendienst, Projektleiter oder Servicetechniker unterwegs keinen einfachen Zugriff auf aktuelle Kundendaten, Vertragsinformationen oder Rapporte? | 2 | |
| 11 | Ist es aufwendig, Ihren Kunden oder Partnern transparente Kennzahlen bereitzustellen (z.B. für fundierte Entscheidungen über das Kerngeschäft)? Lieferzeiten, Servicequalität, SLA-Erfüllung, weil die Daten aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden müssen? | 2 |
| Nr. | Frage | Punkte bei Ja | Erreichte Punkte |
|---|---|---|---|
| 12 | Würde eine digitale Lösung (z.B. ein Kundenportal) uns massgeblich von der Konkurrenz abheben? | 3 | |
| 13 | Behindert uns die aktuelle Software dabei, neue Dienstleistungen oder Produkte schnell am Markt einzuführen? | 2 | |
| 14 | Sind wir von der Preispolitik oder dem Produktlebenszyklus eines einzelnen Softwareherstellers abhängig, oder sollten wir strategisch auf externe Anbieter setzen? | 2 | |
| 15 | Ist der Prozess, den wir verbessern wollen, ein zentraler Bestandteil unseres einzigartigen Geschäftsmodells? | 3 |
Geringes Potenzial für Individualsoftware – Ihre Herausforderungen lassen sich voraussichtlich mit besserer Nutzung von Standardsoftware, Prozessanpassungen oder Schulungen lösen.
Massnahmen
Mittleres Potenzial – Es gibt spürbare Ineffizienzen und Risiken, die durch Individualsoftware entschärft werden könnten. „Individualsoftware prüfen“: grobe Anforderungsaufnahme, Variantenvergleich (Standard vs. Individual), Kosten-Nutzen-Abschätzung.
Massnahmen
Hohes Potenzial / dringender Handlungsbedarf – Medienbrüche, Fehlerquellen und Zeitverluste sind geschäftskritisch und können auch DSG-Risiken bergen. „Dringender Handlungsbedarf“: Strukturierte Voranalyse (Workshops, Prozessaufnahme), Lösungsdesign, Business-Case und Entscheid für ein konkretes Projekt.
Massnahmen
Individualsoftware zeigt ihren Nutzen besonders dann, wenn sie sauber an bestehende Systeme (ERP, CRM, Zeiterfassung, Buchhaltung) angebunden wird. So vermeiden Sie neue Insel-Lösungen.
Eine individuell entwickelte Lösung kann helfen, Personendaten gezielt zu steuern (Zugriffsrechte, Protokollierung, Löschkonzepte) und damit die Anforderungen des revidierten Datenschutzgesetzes im Alltag besser umzusetzen.
Gut konzipierte Individualsoftware entlastet nicht nur bei der Datenerfassung, sondern auch bei Auswertungen und Berichten für die Geschäftsleitung, Kunden und Behörden – von der Stunden- und Projekt-Rapportierung bis hin zu Qualitäts- und Compliance-Reports.
Diese Checkliste soll eine erste Standortbestimmung ermöglichen. Sie ersetzt keine detaillierte Analyse, hilft aber, das Bauchgefühl zu strukturieren und intern eine faktenbasierte Diskussion zu starten: Wo lohnt sich Standardsoftware – und wo schafft eine massgeschneiderte Open-Source-Individual-Lösung für Ihr Unternehmen in der Schweiz einen echten Mehrwert?
Die CS2 AG ist spezialisiert auf die Beratung und Entwicklung von Open Source Individualsoftware für verschiedene Branchen. Einige Referenzen sind eine eDevis Individual Applikation mit Laravel für Debrunner Acifer, welche den Auswertungsaufwand um ⅔ reduziert oder das Huddleboard für das Schweizer Paraplegiker Zentrum in Nottwil, welches Spitäler und Pflegeheime die Organisation und den Informationsaustausch auf den Abteilungen vereinfacht.
Kontaktieren Sie uns jetzt für einen unverbindlichen Anruf um Ihre Prozesse effizienter zu machen.
