Erich: Geeignet sind Prozesse, die Waste produzieren. Zeit wird für Arbeit aufgewendet, die dem Unternehmen keinen effektiven Mehrwert bringt. Das sind Arbeiten, die repetitiv sind, bei denen immer wieder das Gleiche durch eine Person erledigt werden muss. Oder wenn Medienbrüche bestehen, etwa wenn Daten aus einem ERP-System abgetippt und in ein Excel-Sheet übertragen werden, das anschliessend per E-Mail weitergeschickt wird.
Das sind genau die Fälle, die danach schreien, automatisiert zu werden oder ein klares Potenzial für eine Individualsoftware haben. Denn Standardsoftware würde hier einschränken, während eine Individuallösung eine gezielte Individualisierung ermöglicht.
Dani: Es gibt Prozesse, die den Unterschied machen. Gibt es hier Methodiken, wie ich das systematisch angehen kann, damit ich dann weiss, was ist jetzt «must have», was ist «nice have» und wo ist es überhaupt «have»?
Erich: Hier gibt es ein Modell, das ich auch in den Show Notes oder im Blogbeitrag verlinken werde. Das heisst Pace Layered Model. Das unterscheidet grundsätzlich nach Systems of Record. Das sind Standardthemen, bei denen es vor allem um Daten geht, wie zum Beispiel in der Buchhaltung.
Systems of Differentiation sind spezielle Kundenportale, die individuell zugeschnitten sind auf meine Aufgabenstellung. Und Systems of Innovation geht darum, neue Märkte zu erschliessen oder eine Software, die ich individuell programmieren kann.
Investieren sollte man nur in die letzten beiden. Das, was mich differenziert oder etwas, was meine Marktposition oder Position betrifft. Bei diesen Systemen wie der Buchhaltung, die Standard-Tasks sind, gibt es etablierte Lösungen. Dort macht es keinen Sinn, mit Individualsoftware zu arbeiten.
Dani: Das gibt eine klare Struktur vor. Was sind die Voraussetzungen, damit ein solches Projekt bei einem KMU nicht eine grosse IT-Abteilung benötigt und auch nicht so endet wie viele Bundesprojekte?
Erich: Es braucht sicher interne Product Owner. Jemand, der die Verantwortung intern hat und das begleitet und betreut. Es muss jemand sein, der die Vision hat und Entscheidungen treffen kann, weil ohne ein klares Zielbild und auch Management Commitment, was es auch braucht, wird die Individualsoftware nicht funktionieren, teuer und ziellos werden. Wir sehen es aber als unsere Kompetenz, Firmen dabei zu helfen und sie dabei zu betreuen und zu beraten.
Dani: Lass uns doch konkret werden: Wie finden wir heraus, ob ein Prozess reif für die Individualisierung ist? Gibt es da Warnsignale, Möglichkeiten, das im aktuellen Ablauf zu erkennen?
Erich: Wie ich es vorhin gesagt hatte, Medienbrüche sind so ein Thema. Von Papier auf digital, von digital auszudrucken auf Papier und weitergeben. Oder Schatten-IT, das heisst, wenn die Leute im Hintergrund Excel-Tabellen führen von Daten, die sie im ERP-System zur Verfügung haben. Sales ist ein Klassiker, was das anbelangt. Marketing ist auch vielmals ein Klassiker. Das sind Tools, die man kennt und schnell verwenden kann.
Dort hilft es sicher mit individualen Applikationen etwas zu machen oder eben für Prozessverbesserungen. Dort liefert eine massgeschneiderte Lösung Effizienz und Mehrwert.
Dani: Das heisst, ich setze dort an, wo es im Moment weh tut und wo ich eine konkrete Verbesserung erzielen kann. Zusammenfassend bedeutet das: Ich kann dadurch meine Aktivitäten sowie den Verkaufserfolg im B2C- und B2B-Bereich steigern.
Erich: Das erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit in Unternehmen. Individuelle Software passt sich dem Markt an und nicht umgekehrt. Die Individualsoftware bietet Services, die Konkurrenten mit Standardsoftware technisch gar nicht oder nur mit hohem Aufwand umsetzen können.
Dani: Was sind denn jetzt die konkreten Massnahmen für unsere Zuhörerschaft? Was sollen die Unternehmen denn jetzt machen? Mit dem Block mal durch den Betrieb laufen?
Erich: Es gibt drei Punkte, die ich hier sehe. Das erste ist, was wir vorher mit dem Pace Layered Model angesprochen haben: analysiert einmal die Systems of Differentiation und Innovation.
Welche 20% der Prozesse machen euren Wettbewerbsvorteil aus? Wo seid ihr speziell? Und beurteilt dann dort, ob Individualsoftware Sinn macht oder nicht sich zu differenzieren oder eben die Customer Experience oder die Benutzbarkeit zu erhöhen und zu verbessern. Das Zweite ist, minimiert die Excel-Hölle. Sucht gezielt nach Schatten-IT, wo jemand im Excel separat etwas führt, das aber über das System abgebildet werden könnte. Manchmal hilft dort neben einer individuellen Applikation auch noch etwas Ausbildung, weil die Leute einfach nicht wissen, was sie damit machen können.
Das steigert die Datenqualität, weil klare Verantwortlichkeiten für die Daten bestehen. Excel-Dateien liegen oft lokal bei einzelnen Sales-Mitarbeitenden auf dem Gerät und sind damit nicht zentral oder transparent zugänglich.
Und der dritte Punkt: Die Applikationen werden bei euch selbst zum Eigentum statt zur Miete, insbesondere dann, wenn es sich um etwas handelt, das zentral für euer Unternehmen ist.
Wenn das wegfallen würde oder jemand unbefugten Zugriff darauf erhielte, könnte das euer Unternehmen schädigen oder euch in ernsthafte Probleme bringen. Gerade bei Software-as-a-Service-Anbietern wird derzeit, auch vor dem Hintergrund der Situation jenseits des grossen Teichs, intensiv darüber diskutiert, wie viel Vertrauen man externen Anbietern entgegenbringen sollte. Umso wichtiger ist es, die Kontrolle über Daten, Prozesse und Code selbst zu behalten, damit keine externen Entscheidungen getroffen werden, die einem in die Quere kommen. Das sichert langfristig den Unternehmenswert.